酒店行業U8HR解決方案
來源:   發表時間:2016-06-04

1.酒店行業簡介

隨著旅游行業的快速發展,酒店行業進入快速發展的周期,企業集團化程度加強,酒店行業集中度提高。據中國產業研究報告網發布的《2014-2019年中國賓館酒店行業分析及投資機遇研究報告》指出,目前全球各類連鎖酒店所占的比重分別為:豪華型5%,高檔30%,中檔37%,經濟型20%,適用型8%。中高檔酒店目前占據酒店行業主要市場。截至目前,全國住宿餐飲企業近330萬家,年營業收入超過2萬億。 全球惟一七星級酒店迪拜帆船酒店的Jumeirah集團進軍中國市場;酒店業將引進六星級酒店行業標準;全球酒店業中心開始從歐美向我國轉移;互聯網將是酒店業惟一增長渠道。酒店集團化的趨勢明顯,國內旅游業的蓬勃發展給企業帶來新的市場,國內酒店餐飲業連續18年保持兩位數增長,會展與酒店業互動發展,給酒店行業帶來新機遇。

隨著酒店行業和IT技術的不斷發展,酒店業越來越呈現以下趨勢:

1、個性化服務將日益明顯

 新技術的應用讓酒店能夠更大程度地關注酒店的每一個客人,酒店可以記錄客人的個人生活習慣和歷史入住房間,更好地迎合客人的個人喜好。隨著酒店市場從細分化逐漸轉變為個性化,社交媒體技術讓酒店服務人員能夠更好地管理和追蹤客戶體驗。酒店可以提前獲知客人的個人喜好并提供符合他們個人需求對應的酒店服務。

2、酒店經營正在準備迎接O2O時代的到來 

由于智能設備和移動社交工具的使用,酒店傳統的營銷和經營方式發生了巨大變化,酒店與酒店客人通過智能設備和社交工具相互聯系溝通和預約訂房。在客人離店后,酒店仍可與客人保持溝通,推送關懷和優惠信息,增加客人與酒店的黏性。

3 IT架構趨于集成化和云技術化

隨著連鎖酒店的發展,一個聚合的酒店信息平臺可以讓酒店集團更好地進行酒店客房管理。通常,酒店收益管理是基于歷史數據和當前數據的。某一特定時刻,酒店剩余房間的數量決定了酒店客房的價值。一個聚合平臺讓酒店及酒店集團在客房服務、設備維護以及客戶服務方面都更加智能化。

2.酒店行業人力資源管理狀況

2.1.酒店行業企業管理狀況

企業內部員工管理需求不斷提升,如何能更好地提升對企業員工的管理,規避企業管理的風險已經成為已成為酒店餐飲行業的重要需求。酒店餐飲企業的員工流動性強,員工的轉崗和換崗以及晉升等成為一種常發業務,酒店急需對企業內部組織和員工進行有效的管理。

隨著最近幾年全社會提倡勤儉倡廉的風氣的形成,酒店的生產效益也受到了一定的影響,尤其是中高端以及豪華酒店。成本的壓力就更加凸顯,使得需要有效的進行精細化管理,提升關鍵員工的素質能力,更加有效的員工績效與激勵以提升企業管理效率。

互聯網營銷給酒店行業帶來了一種新的營銷模式。目前很多酒店都希望通過互聯網獲取更多的客戶商機,吸引更多的客戶,這需要具有酒店業管理經驗和互聯網營銷經驗的符合人才。

2.2.人力資源管理困局

2.2.1.員工招聘與培育的困局

    隨著我國勞動力人口的逐步減少,酒店業員工的招聘和培養越來越成為突出的問題:由于酒店業屬于人對人的服務行業,酒店業務增長與人員投入有著高正相關的關系,因此酒店的發展離不開大量專業人才和基層服務人員的加入,而適齡勞動人口的不斷減少使酒店業的發展面臨著人才危機,如何更加精準的招聘所需員工,如何培育和保留在職員工,成為酒店業面臨的重要問題。

2.2.2.復雜考勤下的人工成本困局

    最近幾年社會上提倡勤儉倡廉的風氣逐漸形成,酒店業收益越來越面臨嚴峻的考驗,在此市場環境下,酒店成本控制愈加顯得重要。而作為酒店業主要經營成本之一的人工成本,在全社會人工成本上升的同時,如何在保持有競爭力的薪酬前提下,更為精準和有效的管理,成為人力資源管理的重中之重。而考勤管理作為承接人工成本管理的工具,在多班次排班管理、旺季加班管理、淡季調休管理、假期管理等領域有著對人工成本的重要影響。

2.2.3.大量服務人員的工作協同困局

    酒店業作為24小時運行的客房、餐飲、娛樂多服務并行的服務行業,考勤班次復雜而多樣,提供的每類服務都要有對應的多個班次。同時由于服務人員是直接面向客戶服務,缺少相對應的辦公設備,加上上班時間不同,因此酒店內部的工作協同與信息發布管理困難重重,經常因為通知不到位和溝通不暢發生工作失誤,產生客戶投訴。

2.2.4.以客戶滿意度為導向的績效管理困局

    隨著酒店業的高速發展,行業競爭日漸加劇,除酒店的硬件條件外,酒店服務滿意度成為競爭優勢的關鍵因素。而酒店服務滿意度的考評還停留在傳統客房內紙質留言薄和投訴記錄上,由部門負責人進行評價。服務質量和服務滿意度均無法實現有效的評估,員工績效也很難客觀的呈現出來。

2.2.5.淡旺季交替下的員工勞動糾紛風險困局

    酒店行業尤其是風景區附近的酒店,存在明顯的淡旺季。旺季時節,將存在大量的加班現象,而在淡季,為了降低人工成本,常常采取旺季加班進行調休的考勤管理方式。而勞動相關法規嚴格限定了加班時間和員工的相關權益,在旺季由于業務繁忙、工作需要很容易帶來勞動糾紛的隱患;同時餐飲后廚、工程維修、安全保衛等部門由于其工作性質也很容易出現工傷事件,容易引發工傷糾紛。

3.酒店行業人力資源管理的需求分析

3.1.信息共享,消除人力資源部門內部的“信息孤島” 

企業人力資源的薪資、考勤、績效考核等各個職能工作的開展,都要以酒店里的“人”為對象,由于人事、薪酬、考勤等不同崗位分工的存在,使得人員的大量人事信息和業務資料存在重復錄入、處理等情況,通過人事信息共享,權限劃分,則可消除不同崗位之間的信息孤島,使得薪資計算與考勤數據、考核成績數據來源等問題協同起來,自動進行數據引用和計算,減少工作量、降低出錯風險,極大提高工作效率。

3.2.快速準確的考勤班次管理和月考勤統計

酒店內部多部門多班次的現狀,要求酒店對班次管理的靈活性有著異乎尋常的迫切需求:需要針對前廳部、餐廳部、客房部、康樂會議部、安全保衛部、工程部等多個部門的不同班次進行精細的排班管理、實時的調班管理、多種休息日方案協同管理;同時在進行月考勤統計工作時,需要對比考勤刷卡、排班情況、排班變動情況、請假情況、加班情況、調休情況等多個數據來源,具有數據量大、重復勞動、容易出錯特點,采用信息技術的自動考勤統計,自動保存和抓取數據進行管理和比對,使整個管理流程快速、準確,為薪資計算提供及時、準確的依據,并嚴控人工成本漏洞。

3.3.實時高效的業務協同

24小時營業的多班次考勤、部門間上班時間差異、酒店業基層員工不具備電腦等辦公設備的情況,要求酒店具備一套跨時間、跨地點、普及率高的協同工具,實現日常的業務查詢和辦理、通知發布和反饋、工作協作和溝通。而手機的普及和網速的提升為酒店業建立這樣的協同工具提供了硬件基礎。

3.4.全員參與的績效管理和提升

酒店行業以客戶滿意度為導向的績效管理要求酒店能建立起一套以客戶反饋和內部評價一體的績效考核體系,一方面要依靠各級負責人對員工日常工作的掌握和評價,另一方面也是最重要的方面是采集客戶滿意度數據作為員工考核的依據。這就需要利用信息手段將員工工作量信息、客戶的評價、投訴等信息整合,并通過計算規則測算出客戶對員工服務的總體績效情況,真實反應績效水平,在酒店內部營造公平公正的管理氛圍。

3.5.有效應對勞動合同法的實施

《勞動合同法》的實施,對酒店行業的人力資源管理產生深遠影響。首先,酒店的勞動合同管理需要遵循國家的勞動人事政策,由于合同涉及人員數量眾多,類別多樣,入離職頻繁導致合同簽訂和終止業務頻繁,很容易就出現應簽未簽、續簽延遲等情況,給企業經營帶來風險,信息系統中所提供的合同到期預警可以及時的自動提醒人力資源部門人員,避免這一風險的發生。其次,考勤、薪資等信息的詳細記錄,為企業解決勞動爭議等問題提供證據。

4.U8 HR 解決方案

4.1.整體業務流程

4.2.功能規劃部署

    U8HR產品為C/S B/S結構,人力資源部門在C/S端使用,員工及直線經理則通過B/S端登錄使用。B/S應用包括員工時間管理(如請假、出差、休假的提交及經理的審批);人事異動(人如員試用期到期、輪崗、晉升、降職);員工查詢自己的合同、薪資、出勤、福利等信息;經理查詢部門崗位、編制等信息;績效考核。總體功能模塊及其在U8中的位置如下圖:


4.3.業務解決方案

4.3.1.人事信息管理

4.3.1.1.業務流程圖

4.3.1.2.業務功能

1)   單位、部門、崗位體系、職務體系的標準化管理

2)   應對人員風險的關鍵崗位繼任人管理

3)   部門以及崗位的人員編制管理

4)   各崗位任職人員瀏覽

5)   企業員工信息檔案的增刪改查,滿足新勞動法第七條所要求的建立員工名冊檔案的要求

6)   人員信息集和各信息集中的信息項的自定義功能,覆蓋所需要管理的全部信息,在勞動合同簽訂和解除中所涉及到一系列人事信息判定依據,均可在此進行管理

7)   管理人員范圍按人員類別劃分可管理需簽訂勞動合同的全日制企業員工,也可管理可不與企業簽訂書面勞動合同的勞務派遣人員、非全日制用工人員

8)   員工照片批量導入功能

9)   二代身份證信息自動掃描進入功能

10)  人員報到定崗以及人事變動處理

4.3.1.3.軟件體驗

l  部門信息的維護和查詢

l  編制信息的維護和查詢

l  崗位信息的維護和查詢

l  員工報到管理

對確定錄用的員工,使用報到功能進行人員的報到記錄和崗位分配,這是人員管理的起點。使用招聘管理模塊的錄用功能后,可引用招聘模塊中的人員錄用信息來進行報到操作

l  員工信息的維護和查詢

l  人事變動的維護和查詢

l  繼任人選的維護和查詢

l  任職情況查詢

l  日常報表統計分析

通過“人事管理”模塊,搭建酒店行業的組織架構、理順崗位體系,完成“定崗、定員、定編”三定工作,建立企業人員信息檔案,管理員工在企業的內部異動等。

4.3.2.勞動合同管理

4.3.2.1.業務流程圖

4.3.2.2.業務功能

1)   勞動合同類型及合同內容可定制,系統預制的固定期限勞動合同、無固定期限勞動合同、任務型勞動合同、勞務派遣合同、非全日制勞動合同,可修改。

2)   員工勞動合同簽訂、變更、解除、終止的事務處理記錄

3)   給部門負責人、其他人員發送通知,通知模版可定制。

4)   利用平臺預警工具,進行新入職待簽合同預警(入職一月以內未簽約人員)、勞動合同到期自動預警提示,并可根據需要,進行員工生日、培訓證書到期等各類預警的自行定制。

5)   按照新勞動法要求的勞動合同簽訂期限與試用期確定,以及按新勞動法的自動控制提示

6)   勞動合同文本附件的管理

7)   勞動爭議的記錄管理

8)   按新勞動法設定的企業解除合同的補償金計算和控制

9)   按新勞動法員工解除合同的賠償金的計算和控制

10)  勞動合同管理相關的統計分析報表

 

4.3.2.3.軟件體驗

合同類型設置、補償金、賠償金公式定義

 

初簽、續簽、終止、解除等合同日常業務處理

 

合同預警

相關人員收到郵件提醒

 

人力資源部通知相關人員

勞動法律合規控制

勞動合同報表

酒店行業的人力資源流動性強,管理難度大。通過“勞動合同管理”模塊,處理勞動合同業務;把勞動法的剛性規定融入系統,降低酒店行業人力資源管理人員的學習成本;合同到期、新入職人員合同簽訂等各類預警、提醒,讓人力資源管理者在合同事務處理中始終處于主動地位,降低企業“違法成本”;合同條款、薪資信息、出勤記錄等原始信息完整記錄,幫助企業在出現勞動糾紛時化被動為主動。

4.3.3.人事風險管控

4.3.3.1.業務流程圖

4.3.3.2.業務功能

1)   勞動合同類型及合同內容可定制,系統預制的固定期限勞動合同、無固定期限勞動合同、任務型勞動合同、勞務派遣合同、非全日制勞動合同,可修改。

2)   員工勞動合同簽訂、變更、解除、終止的事務處理記錄

3)   給部門負責人、其他人員發送通知,通知模版可定制。

4)   利用平臺預警工具,進行新入職待簽合同預警(入職一月以內未簽約人員)、勞動合同到期自動預警提示,并可根據需要,進行員工生日、培訓證書到期等各類預警的自行定制。

5)   按照新勞動法要求的勞動合同簽訂期限與試用期確定,以及按新勞動法的自動控制提示

6)   勞動合同文本附件的管理

7)   勞動爭議的記錄管理

8)   按新勞動法設定的企業解除合同的補償金計算和控制

9)   按新勞動法員工解除合同的賠償金的計算和控制

10)  勞動合同管理相關的統計分析報表

 

4.3.3.3.軟件體驗

與人事預警緊密結合,自動推送相關法律法規相關內容。

 

最新解讀提供給企業HR每日最新的勞動法規相關新聞,重點的案件分析和法規解讀,以及勞動法的知識問答。

 

    實務指南由頂尖律師事務所獨家撰寫,廣泛涵蓋勞動法領域諸如招聘、勞動合同、薪酬和福利、社保、工作時間和休假制度、勞動保護、工會和集體協商、勞動爭議處理、境外人士在華就業等主要方面詳細的法規評述、精準的要點解析和豐富的實務操作建議。

 

    實用工具包括四個智能圖表,通過對比工具的應用,可以輕松獲得全國多個城市最新勞動法規及最低工資、工傷待遇、住房公積金等最新數據,便于企業進行多地人力資源合規管理。

4.3.4.員工薪資管理

4.3.4.1.業務流程圖

4.3.4.2.業務功能

1)   將企業的薪資政策轉成薪資標準在軟件中固化

2)   按不同人員類別,根據人事變動情況定薪調級,形成員工固定薪酬部分的薪資檔案

3)   按不同發放對象、不同發放周期建立薪資類別

4)   每個薪資類別中確定薪資項目和薪資取數方式(與人事信息、考勤休假、績效考核結果等等的關聯關系)

5)   與薪資計算有關的外部數據可通過接口導入到薪資系統中,參與薪資計算

6)   如核算計算工資,則可從計件工資模塊直接讀取員工計件工資數額

7)   自動按確定規則進行薪資計算和個人所得稅的計算

8)   支持現金發放的薪資分錢和銀行發放

9)   支持月內多次發放工資

10)  提供薪資成本分攤

11)  提供各類薪資統計分析報表

12)  薪資項目可進行部門權限控制,以實現薪資業務流程的并行處理

4.3.4.3.軟件體驗

l  薪資標準管理

l  薪資調整

建立企業全部人員的與固定薪資部分相關的薪資檔案,并通過內部政策文件規定調整各類人員薪資,如工資級別、檔次、其它各類相關項目數額等等,并可通過試算、審核來進行管理控制

l  分類別薪資處理

根據薪資發放的周期時間次數以及發放對象的不同,而分別建立薪資類別來處理各自的薪資項目類型和計算規則,

l  薪資計算發放

按設置公式進行薪資的計算,可實現銀行代發以及現金發放。

l  工資條套打、連打及短信、郵件通知

l  所得稅申報

l  薪資費用分攤及憑證

l  數據接口

外部與薪資計算有關的數據可通過接口導入到薪資系統中參與薪資計算

l  薪資報表

提供各種類型所需的薪資報表供使用,

l  協同薪資處理

可通過系統的權限控制機制,實現薪資計算的各個數據源的并行薪資處理方式,改變各數據源均提交數據給薪資主管而導致薪資主管處成為管理瓶頸。并行協同處理則可分解工作量,并提高工作效率和分清工作職責。

權限控制可做記錄級,字段級,部門級,員工級均可;

酒店行業多屬于服務型行業,從業人員多,而且良莠不齊。通過“薪資管理模塊”,酒店行業可將企業的薪資制度通過薪資標準固化在系統中,保證政策的執行;根據公司薪資制度,建立起不同層級人員、不同類型員工的薪資類別,并將固定薪資、提成薪資、獎金部分分別與人事等信息關聯起來,實現自動計算員工工資、計稅等。 同時,使用報表工具及系統預制的各維度分析表,可對企業人工成本進行不同時段、維度等的統計分析。

4.3.5.保險福利管理

4.3.5.1.業務流程圖

4.3.5.2.業務功能

1)   福利類別、福利的繳費基數、繳費比例,福利費用的分攤規則等可設置

2)   新員工福利開戶(繳費基數、比例確定),福利賬戶的銷戶、封存、啟封、轉出;根據工資數據計算員工/單位的繳費基數

3)   生成每月的繳費數據;處理保險福利的補繳情況

4)   根據設置的費用分攤規則,生成費用一覽表,填寫福利費用的憑證并傳遞給總賬系統

5)   查看福利業務填寫的憑證,沖銷、刪除憑證,聯查憑證的原始單據

4.3.5.3.軟件體驗

l  福利業務類別設置

l  分攤類型設置

l  福利檔案

l  福利繳交

l  費用分攤與憑證

通過“福利管理”模塊,管理起酒店行業的四險一金(基本養老保險、基本醫療保險、失業保險、工傷保險、住房公積金)等國家或地方政府規定的法定福利,也可以管理如補充養老保險、補充醫療保險等企業福利。 并將費用進行分攤、制作憑證傳遞到總賬。

4.3.6.考勤休假管理

4.3.6.1.業務流程圖

4.3.6.2.業務功能

1)   支持標準工時、綜合工時兩種考勤模式

2)   定義企業的考勤類別,包括班次(如早班、中班、夜班),以及各個班次的班段,請假種類(如事假、病假、年假、工休、婚假、喪假、談情假等)、加班種類(如工作日加班、休息日加班、節假日加班等)、出差種類(本地出差、外此出差等)

3)   系統預制了公休日及法定節假日,企業可根據生產周期、節奏調整

4)   企業對員工是否參加考勤可配置,并把具有相同考勤規則的人員放入一組

5)   對不同班組、班次的人員進行排班

6)   處理加班、請假、出差、調休等日常業務

7)   根據刷卡數據及加班、請假、出差、調休等情況,計算員工日出勤記錄

8)   根據日出勤記錄,計算員工月出勤記錄

9)   對于綜合工時制的員工,按照新勞動合同法的要求,加班超時給予預警提醒

10)  管理員工調休、年假,并可與加班、工資關聯結算

11)  員工連續曠工、遲到,給相關管理人員發送通知

4.3.6.3.軟件體驗

考勤類別設置

休息日方案設置

班次設置

排班 

加班登記

假期管理

考勤日結果處理

考勤月結果

 

通過考勤管理模塊,酒店行業可以對行政管理人員排常白班,生產人員輪班;預制11種假別,并區分有薪及無薪;定義不同的加班種類及薪資發放系數或補休規則;簽到打卡制度固化到系統中;遲到折算的計算交由系統完成;最后核算出員工日出勤、月出勤情況并可由薪資取數,作為薪資發放的依據。對于員工一次或多次曠工的情況,系統自動給管理人員發送郵件,以便發現問題,及時處理。

4.3.7.績效管理

4.3.7.1.業務流程圖

4.3.7.2.業務功能

1)   全面支持KPI考核、BSC考核、360度考核、量化考核、目標管理等主流績效管理模式。

2)   支持KPI預置和目標分解、目標承諾方式自行設置的考核指標生成模式。

3)   支持上上級、上級、本人、同事、下級多種考核維度,并根據職位關系自動生成考核人列表。

4)   支持各類考核人評分時對他人評分的權限設置,精細控制查看授權。

5)   支持按月、按季度、按半年、按年以及不定期等多種考核周期。

6)   支持按標準評分、按分值評分、評分分值控制等多種評分方式。

7)   支持考核人通過互聯網遠程進行績效評分。

8)   提供量化考核指標的量化標準自定義取值和得分自動計算公式的定制。

9)   支持關鍵事件參與績效考核得分計算過程,

10)  提供考核結果強制分布,強制分布規則可由企業根據管理需要自定義。

11)  支持結果確認、結果發布等考核得分確認和發布的自定義流程。

12)  支持績效申訴、績效面談、結果反饋、結果變更等績效改進功能。

13)  支持其他業務模塊引用績效結果進行績效獎金核算和人事調動條件篩選等業務。

4.3.7.3.軟件體驗

    設定績效考核計劃

評分查看權限,精確控制評分過程中的他人打分查詢。

 

公式設置,定量考核指標分數可由預先設定的公式自動取數計算得出。

 

量表分配,設定被考評人與考評人、與目標分解人、目標承諾人、結果確認人的對應關系。

 

績效評價,對自己負責的被評價人進行績效評分。

 

績效評價界面。

 

關鍵事件的記錄和維護,該分值可以影響到個人績效的總評分。

進程查看可以查看任一考核計劃中各個被考核人考核的進度。

 

    通過上級評價、工作關鍵事件記錄、定量考核的組合考核方式,可以實現針對餐廳部門、客房部門、前廳部門等業務部門和后勤部門各類人員的對應考核方案,真實反映酒店服務績效水平,并有效的分析出各個部門工作中存在的缺陷和不足,為酒店改善管理能力,提高服務水平提供數據支持。

4.3.8.員工自助服務

4.3.8.1.業務功能

1)   查詢自己的個人信息

2)   查詢內部員工聯系信息

3)   發起請假、出差、簽卡、加班等考勤申請

4)   查詢個人考勤結果信息

5)   查詢個人各月薪資發放信息

6)   查詢個人合同協議信息

4.3.8.2.軟件體驗

查詢自己的個人信息,并對授權個人修改的信息進行及時的維護修改

查詢內部員工聯系信息

發起請假申請

查詢考勤月結果信息

查詢考勤日結果信息

查詢個人各個月的薪資發放信息

查詢個人合同協議信息

 

4.3.9.經理自助服務

4.3.9.1.業務功能

1)   查詢組織情況、職位設置及匯報關系。

2)   查詢所屬員工的授權范圍內的人員信息。

3)   發起、審批、查詢所屬員工的轉正、調動、離職及其其他自定義人事業務。

4)   發起、審批、查詢所屬員工請假、簽卡、出差業務。

5)   查閱所屬員工的勞動合同信息。

6)   查看各類授權范圍內的報表信息。

4.3.9.2.軟件體驗

查詢組織情況,崗位設置,職位匯報關系等

查詢下屬員工的人員檔案資料

發起或審批人事業務

發起、審批、查詢所屬員工請假、簽卡、出差業務

查詢下屬員工的勞動合同信息

查看各類授權范圍的報表信息

 

4.3.10.移動考勤與微信移動自助

4.3.10.1.業務功能

微信移動自助

1)   可向全體員工或部分員工發送通知公告消息。

2)   支持自動回復員工在線咨詢問題。

3)   支持員工自助查詢個人權限范圍內的檔案資料。

4)   支持生成包含二維碼的電子名片。

5)   支持員工查詢自己的當月和歷史的工資條和匯總薪資。

6)   支持員工查詢自己的月考勤匯總、日考勤結果和打卡數據資料。

移動考勤

1)   支持搖一搖自動刷新定位和時間并考勤打卡。

2)   自動判定考勤位置是否為合法位置,非合法位置自動啟用工作流。

3)   可查詢月考勤、請假、出差等假勤信息。

4)   支持地圖查看考勤位置。

5)   提供請假、出差、簽卡等常見考勤申請和補考勤業務操作;

6)   支持移動端審批和查詢各類考勤申請;

7)   支持各層經理以地圖方式,通過人員、顯示范圍、時間等維度復合查詢權限范圍內員工的多天打卡位置信息。

 

4.3.10.2.軟件體驗

移動打卡并查詢考勤情況。

 

 

    請假、出差、簽卡等申請和審批

 

    查詢員工打卡位置和考勤情況

 

5.客戶應用價值分析

通過HR信息系統的建設上線,將對原有的HR管理模式和工作習慣帶來巨大的變化,通過這一流程優化的信息化改進措施的實施,將帶來諸多方面的應用價值。

5.1信息集中,耳聰目明

u  在戰略層面,可以幫助企業管理決策層快速獲得運作管理相關的HR信息,支持動態實時的快速市場反應和決策,提高決策的快速性和科學性

u  各級管理者可以再不依賴HR部門提供信息,從而擺脫被動信息獲得格局,可以根據自己的時間安排,隨時方便的在授權范圍查詢企業人事信息和進行相關的分析研究

u  通過信息系統剛性特點推動企業范圍內的管理標準化和流程優化工作的進一步深化和完善,比如標準崗位,任職資格,崗位要求,薪資項目,培訓課程,合同簽訂等等。可以很容易地通過信息系統發現缺漏之處和不足之處,從而極大的減輕了原來工作檢查的監督成本。

u  在標準化工作的基礎上,HR信息的統計不僅在信息的可靠性和科學性上得到進一步的提高,而且整個信息獲得的流程將是直接從共享集中的數據庫中獲得。

5.2業務效率,大幅提升

u  薪資計算和發放的各項內容將采用信息技術自動替代的方式來完成,所有薪資項目以及薪資相關計算公式均可以在系統中進行設置,系統自動完成煩瑣和復雜的計算工作。

u  薪資計算涉及到的各方面數據內容,比如人事信息,日常福利,考勤,考核,保險等,均可以實現在信息系統中落實相應權責后并行開展工作,而不需要像原來的方式下只能串行進行(比如,勞資部門需要等候考勤數據的獲得,需要等候考核數據的獲得)

u  數據統計工作,在設置完成統計方式后,由系統自動進行數據統計,不僅數據的準確性得到提高,而且極大地減輕的勞資人員的工作負擔。在手工統計的情況下,為了保證數據的準確性,常常需要花費大量的時間來進行數據的核對檢查等等,而系統的自動統計,則完全可以放心結果的可靠性。

5.3促進公平,和諧企業

東方文化環境更加重視企業人事政策執行的公平性,所謂“不患貧患不公”。

u 是否公平的認識的形成受控于人事業務過程的可信以及信息的交流

u 信息系統本身所具備的剛性提供著過程可信的證實,一旦信息系統中的規則確定,就會按照確定的規則來準確無誤的執行,不用擔心過程會存在著多樣化的結果,比如薪資計算,只有規則無誤,結果就準確,不用擔心和懷疑

u 信息系統的應用,將在網絡環境中將使更多的人員介入到人力資源管理流程中來,這也從另外一個方面提升著過程的透明和公正的認知。

5.4角色轉變,深化服務

在實現煩瑣的事務工作的信息化替代之后,各級人事勞資人員將實現HR角色的轉變。

u 可以在信息系統中進行人事信息的分析研究,通過系統進一步了解員工情況,做到深度“知己”

u 在“知己”的基礎上,可以在員工思想工作,員工動態和滿意,教育和培訓等柔性的工作上多花時間,進一步提高團隊戰斗能力

u 在“知己”的基礎上,可以為各級領導進行相關人事管理決策提供更多有價值的咨詢建議,做高層領導的有力助手。

5.5規范管理,控制風險

u 在剛性的信息系統中形成剛性的規則,提高人事管理過程的透明度和可信性,倡導以數據和事實為依據之上的決策

u 從企業層次上進行崗位職責,薪資政策上的統一和規范化,形成正式的人事信息溝通管道,避免小道消息傳播所帶來的不利影響。

u 人事任免是企業管理上的一個敏感事項,也是容易產生是否和領導頭疼的地方,通過系統的建設,信息的完整集中和共享,這一過程的決策科學性和規范性將通過信息系統的應用而得到改善和控制。

5.6成本結構,優化配置

u 在原來的人事勞資管理模式下,HR管理服務的提供的成本結構上主要是HR人員的人工投入,通過本系統的上線運行,這一成本結構將得到極大的優化和改進

u 原有模式下,人事人員需要進行人事數據的建立和維護,勞資人員也需要進行人事數據的建立和維護,同時帶來大量的數據核對檢查工作量,領導的一個HR數據獲取需求,導致著一輪輪數據的更新統計,也就是存在著大量的信息孤島,導致了大量的人工成本投入,而在建立的新的集中共享數據庫條件下,數據的維護只需要在一個點完成就行,從而相關信息維護成本得到極大的改善。

? 在新的模式下,將信息系統引入到了HR管理的成本結構之中,信息系統的剛性不僅提升了新的HR系統的風險防范能力,而且也進行了成本結構的優化,因為信息技術的應用價值是永久和長遠的,相關的成本投入是需要進行很多年的分攤來進行投入和產出的計算衡量。

 

6.U8 HR關鍵應用特色

6.1.集成應用的U8 HR

用友U8-HR 系統作為U8-ERP的一個重要組成部分,可以單獨使用,也可以與其它系統(如財務系統、客戶關系管理系統、供應鏈系統、生產制造系統)一起組合使用,實現系統之間的數據信息的無縫結合,極大的提高了工作效率和工作質量。比如薪酬福利數據自動傳送財務憑證到總帳系統中、生產數據自動傳送到計件工資模塊參與工資計算、財務數據自動傳送到績效考核系統中進行定量質量考核評價等等;

6.2.職能協同的U8 HR

人力資源各個管理職能(如人事任免、合同管理、薪資福利、考勤管理、考核管理、招聘管理、培訓管理)之間,可以進行信息共享應用,消除了內部的信息孤島,避免了涉及人事信息的內部頻繁對帳現象。另外,通過員工自助和經理自助,可以將企業領導、普通員工均拉入人力資源管理流程中,不僅提高了員工參與意識,提高了信息消費的主動性和及時性,也進一步優化了內部管理流程,減少了人力資源服務的提供成本。

6.3.方便靈活的U8 HR

系統中所提供的配置應變功能極為強大。所有的人事信息庫結構均可進行用戶自定義,如員工入職登記表、應聘登記表等,以保證在信息管理范圍上符合客戶的管理需要;對于系統中各類信息的查詢統計方式均可用戶自定義格式和統計要求,符合用戶管理實際的需要;對于企業HR管理的不同管理模式,均可通過人員類別的定義,薪資類別的定義等來分類處理滿足實際需要等等。

6.4.長期發展的U8 HR

企業的人力資源管理具有其不同于財務管理的重要特征,受其企業發展戰略控制的特點使得信息化的應用模式上存在著各類不同的展現方式,在不同的社會發展時期,以及企業的不同發展階段均具有著不同的人力資源管理機制,也就是說,人力資源管理的信息化需求是發展變化的,用友U8-HR 的長期發展策略保證著客戶的這一持續發展的需求能夠得到始終的滿足,最大限度地保護了客戶的前期投資的價值。

7.U8 HR產品的技術特性

7.1.可擴展性

l  產品應用:產品在各功能點中都提供了產品擴展解決方案,利用這些擴展解決方案,U8產品可以成功的集成各種不同的行業插件。

l  報表:用戶可以在報表平臺自由定義個性化的報表,對每一個報表可以進行不同角度的擴展延伸展現,對于每一個視角都可以自定義功能擴展。這一切都充分體現了報表平臺的高擴展性。

UAPUAP產品即使U8的產品平臺,也是U8產品擴展的核心支持平臺,通過UAP平臺提供的業務建模、個性化定義工具使U8產品在產品的擴展能力大大提高;

l  門戶:U8門戶能在業務導航視圖中集成通過UAP設計的自定義表單、檔案和列表,能集成通過U8平臺設計的報表。

 

7.2.二次開發支持

l  報表:報表平臺提供了自定義數據源接口、自定義過濾條件接口、自定義功能擴展接口,方便使用者在此基礎上進行二次開發。

UAPU8表單框架設計時提供了行為對象的注冊功能,U8表單框架的核心運行時提供行為對象的管理功能,包括實例化和調用;U8UI表單框架提供了開發一個行為對象的標準接口,利用Visual Studio2012提供的接口實現功能,可以方便快捷地得到行為對象的程序結構,從而保證了所有行為對象程序代碼的標準化;同時,UAP表單框架提供了大量對外暴露的方法,供開發人員調用。

l  門戶:U8門戶支持集成二次開發視圖,在視圖中組織二次開發應用,通過場景設計器把這些視圖組織到門戶場景中。

l  登錄:U8登錄通過提供身份認證,加密組件,門戶提供的插件機制,支持二次開發人員自行開發模塊,并實現與 U8產品無縫掛接。

7.3.高安全性

目前用友U8的應用安全策略和實踐包括:用戶身份和密碼管理;子系統和用戶特權管理;數據、功能等權限管理;安全日志等。

密碼安全級別的計算公式如下:

l  用n表示有效字符長度,m表示輸入密碼的總長度, 用R的值所在范圍表示安全級別。

l  算法公式:R=log2(n^m)

n的計算方法:

輸入密碼包含的字符

有效位數(n

數字(0-9)

10

字母不區分大小寫(a-z or A-Z

26

字母區分大小寫(a-z and A-Z

52

包含數字和區分大小寫的字母(a-z, A-Z , 0-9

62

包含數字、標點符號和區分大小寫的字母(a-z, A-Z, 0-9 and 標點符號)

93

 結果:

級別

R

 <=32

中低

 <=64

 <=128

  >128

 

而雙因素認證系統(我擁有、我知道)則要求用戶在登錄之前必須具有物理的令牌卡,同時必須知道自己的PIN 碼(個人認證碼,用于激活令牌卡),區別于簡單的靜態口令,使用者的口令由手持令牌卡(Token)動態生成,此口令是無法被猜中、分享、破解的,丟失的密碼或再次使用都會被禁止,大大減少了無認證連接的風險。雙因素認證系統并不要求用戶記憶一個新的口令,結束了以往圍繞靜態密碼認證展開的IT 系統管理員需定期更改密碼的煩瑣工作。這不僅大大節省了系統管理員的時間,降低了企業的管理費用,也極大地強化了身份認證系統的安全。

在網絡傳輸上,使用工業標準的加密技術對傳輸數據進行加密。使用非對稱加密算法(RSA)、對稱加密算法(DESTripleDESRijndael)對數據進行加密,防止數據在傳輸的過程中被竊取;使用SHA-1 標準算法對數據簽名,防止數據被篡改。

用友U8可以使用北京數字證書認證中心頒發的數字證書或者第三方的數字證書,為U8系統申請并安裝數字證書。當客戶端登錄驗證用戶身份的時候,對證書信息進行加密,簽名傳送到服務器端,由服務器端證書組件進行解密和驗證簽名,簽名驗證通過且為有效證書,則為合法登陸用戶,可以正常使用U8系統。

7.4.個性化

U8產品在系統平臺方面提供了各種支持個性化的應用,如自定義報表、門戶的場景配置、工作流系統的流程配置,這樣應用都統一存在于UAP平臺上。

U8產品的常用的應用方面同樣提供了各種個性化的配置,如果基礎檔案的自定義項、單據的格式定義、各種界面的配置等。

U8產品在業務功能上提供了各種參數設置用于支持不同企業用戶應用要求。

 

7.5.易用性

l  報表:所見即所得的報表設計器和報表運行時豐富的界面交互能力,都充分的考慮了用戶使用報表時的頻繁操作動作和使用習慣。

U8UI框架:U8UI框架中模仿Visual Studio的界面樣式,使開發人員很容易上手;U8UI表單布局視圖設計器,允許用戶通過拖拉的方式設計表單界面;表單的樣式在設計時是什么樣的,在運行時就是什么樣的,體現了“所見即所得”。

7.6.易管理性

U8為管理者提供了各種管理所需要的權限配置、統計報表、預警查詢等功能。系統提供的各種安全設置都為管理者提供了方便。

l  通過門戶系統為管理者提供了更方便其應用的管理平臺。

7.7.高負載

U8采用分層架構,支持分離部署,業務邏輯集中在應用服務器上,如果并發用戶多,則應用服務器必須提供高并發訪問服務的能力,通過負載均衡,將兩個或兩個以上高級服務器的主機連成群集,擴展服務器帶寬,增加吞吐量,直接提高了服務器響應速度,避免了服務器壓力大,性能下降的現象。

7.8.移動應用

用友ERP移動商務解決方案能滿足企業隨時隨地移動辦公的要求,系統支持移動電話、PDA 等移動通信工具,支持在線進行各種商務信息的移動在線發布和檢索、財務業務等企業各項管理信息的移動在線查詢分析、重要單據的移動在線審批。管理駕駛艙通過系統的預警平臺設置、關鍵指標的設置,利用無線通訊技術、網絡,以手機短信、PDA、電子郵件等的方式實時監控企業的經營狀況。通過移動決策應用,達到對企業例外和異常情況的管理,從而使得企業的管理者無論身處何地,對企業的經營狀況,了然于胸。

短信平臺以Uf-mobile為基礎,其支持群發和信息的雙向傳輸、支持一對一的數據通路,擴展性強、安全、高效。在應用方面,提供短信審批單據,使企業管理者及時審批業務,提高工作效率; 提供業務預警,將各業務預警信息自動發送短信給相關人,提醒其處理業務,包含應收應付到期預警、安全庫存預警、客戶信用額度預警等;

8.項目實施方案

項目成功實施的保證首要是要采用標準的實施方法和實施規范。用友優普公司經過對多家企業及行政單位管理信息系統成功實施的經驗總結,并結合國內外先進的實施方法和實施工具,同時結合我國的實際情況,設計出了一套標準的、科學的實施方法,既能提高系統實施的效率,也保證了酒店行業人力資源管理系統實施成功。

圖表  用友優普實施方法流程圖

8.1. 項目定義階段

項目定義主要是針對項目人員,是指項目計劃和項目有關初始約定的一系列相關活動。項目定義的主要任務是根據項目解決方案和酒店行業的目前情況,解決項目目標是什么,做什么,如何做,誰來做的問題。

項目定義階段主要工作任務:

n 項目準備:即為項目實施作好相應的準備工作,包括前期項目分析、業務研究等。其中最重要的是項目一開始啟動,就以書面形式通知客戶作自己的項目準備工作,使客戶在開始就參與進來。

n 項目實施調研。研究方案或合同,編寫實施調研報告,設定總體實施目標和過程;

n 建立HR系統項目組織(通常包括項目實施指導委員會,項目實施小組,業務職能實施小組等);

n 用友優普和共同開發項目總體實施計劃大綱和項目公約;

n 召開項目啟動大會。

8.2. 業務藍圖階段

業務藍圖階段是指導在初步掌握系統標準業務處理的基礎上,參照標準業務規程庫,將目前自身的業務流程轉化為能夠在新系統中處理的業務流程,形成企業應用的新系統業務藍圖。

業務藍圖階段是企業HR系統項目實施過程中關鍵的環節,藍圖定義的過程就是企業將自身業務流程轉化為新系統業務流程的過程。在這個轉化過程中,勢必會遇到很大的阻力,甚至會在此階段出現相當大的沖突。因此,必須給予這個階段相當的重視,采用適當的策略,保證項目的總體目標。

業務藍圖階段主要工作任務:

n 進行企業HR理論及標準產品培訓;

n 進行經典規程學習、研究

n 進行現行業務流程整理

n 根據業務流程整理的結果,分別對現行業務流程與系統流程對應的結果進行記錄;

n 根據現行業務流程對應的結果,制定企業新系統業務藍圖草案。

8.3. 藍圖實現階段

藍圖實現階段是將第2階段所定義的企業業務藍圖,通過建立企業業務處理特征的業務仿真系統環境,模擬實現業務藍圖即業務匹配,從而確定企業實際業務處理規范,并以此為基礎,建立起新系統業務應用框架、業務運行業務規程、數據準備方案、系統上線方案、客戶化方案等一系列企業系統應用的策略和方針,最終確認業務藍圖。

業務藍圖實現階段主要工作任務:

n 本階段主要工作任務是以仿真方式運行系統,確認業務藍圖。并在此基礎之上建立起新系統業務規程、上線準備方案、單元上線方案、最終用戶培訓方案、定義客戶化方案等,建立起企業整體應用的系統框架;

n 準備業務仿真系統的靜態數據和業務數據;

n 仿真運行關鍵業務流程;

n 確定基于系統的業務藍圖;

n 制定客戶化方案;

n 制定系統數據準備方案、系統上線方案。

8.4. 上線準備階段

上線準備階段要為第5階段企業單元或集團總部上線做全面的準備。具體講,上線準備階段需要為系統上線階段準備出符合系統運行要求所必須的靜態基礎數據,也包括完成系統上線前的人員和環境準備各種任務。

上線準備階段的具體工作如HR系統需要準備組織單元結構、職位體系、職員信息、系統權限等基礎數據;全面上線系統所需要的應用網絡硬件、軟件環境,為系統上線階段做環境方面的準備;建立企業HR系統應用策略與規程,培訓出能夠操作信息化系統的應用人員,以保證系統能夠安全、穩定的運行。

上線準備階段主要工作任務:

n 完成企業靜態數據編碼方案規劃和設計,制定系統數據裝入策略和計劃;

n 按照系統要求及編碼規則完成企業靜態數據準備;

n 負責完成網絡硬件、軟件運行環境的檢查工作;

n 完成HR系統應用配置;

n 完成系統應用策略與規程;

n 項目實施小組完成企業最終操作用戶的培訓工作。

8.5. 系統上線階段

系統上線是指依據藍圖實現階段的規劃以及系統上線準備計劃,將企業現行數據與業務切換到正式的系統之中,實現客戶靜態數據、動態數據的切換以及企業業務的正常運行的過程。在這個階段過程中,如果出現業務藍圖的業務流程與系統及業務不對應,致使流程無法順利運作,可以根據業務試運行情況,對系統模塊和流程進行調整,以保證整個系統的穩定運行。

系統上線階段主要工作任務:

n 完成系統初始化準備和靜態數據裝入系統;

n 完成系統初始化,并對初始化數據進行核準、確認;

n 進行新增業務單據的處理。根據業務處理周期,在期末出具主要業務報告,并對報告數據進行核準、確認。

8.6. 驗收交付階段

驗收交付是對在項目實施周期內,已完成的實施成果進行總結,并確認用友和項目組所做的項目實施工作,確認已達到的項目實施目標,通常稱為項目的驗收交付。

通過驗收交付階段后,代表項目終止。并可將系統移交到售后服務。

驗收交付階段主要工作任務:

n 整理項目實施文檔;

n 項目實施總結;

n 召開項目驗收會。


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